EL ORDEN PERFECTO: LA DOCUMENTACIÓN CORRECTA. La mayoría de los bienes incluyen documentación y, cada vez más, esa documentación incluye especificaciones físicas y transacciones electrónicas.

Norman Katz · 20 de febrero de 2025 ·

La séptima de las 8R de la Declaración de Derechos del Cliente del Dr. Marien es la Documentación Correcta. Según su artículo original, la Documentación Correcta se describía como:

Con los exigentes Derechos descritos anteriormente, documentar y comunicar información clara, fiable y oportuna es crucial entre las partes. Además de cumplir con los requisitos de seguridad, garantizando que la información no caiga en manos indebidas o cumpliendo con los requisitos gubernamentales, todas las partes deben cooperar para garantizar que la información se transmita de forma segura. Si la información inicial del pedido es incorrecta o poco fiable, existe una alta probabilidad de que se produzcan envíos defectuosos.

La calidad del transporte y la logística está estrechamente ligada a la obtención de información precisa y precisa sobre los pedidos. Muchas empresas distinguen entre «pedidos perfectos» y «envíos perfectos».

Los pedidos perfectos se relacionan con obtener todas las especificaciones de rendimiento acordadas antes de preparar el envío y entregarlo a los 3PL.

¿Se preparan y completan correctamente todos los documentos requeridos, ya sean impresos o electrónicos, para cumplir con los requisitos comerciales y regulatorios? Una vez realizados los envíos, ¿se comunican oportunamente a los compradores los Avisos Anticipados de Envío (ASN) limpios? ¿Se recibe el pago de la mercancía con la documentación e instrucciones adecuadas al ser entregada por el vendedor al comprador? Si se produce un informe de OS&D (sobrecarga, faltante o dañado) en el envío, ¿los receptores y los 3PL documentan los daños de forma rápida y correcta? Todas estas preguntas se relacionan con la información sobre el flujo de materiales.

Creo que el Dr. Marien destaca dos puntos clave en la definición de documentación: primero, la documentación puede ser física o electrónica, como papel impreso, una etiqueta, una etiqueta colgante, una etiqueta RFID o una transacción EDI. segundo, la documentación puede estar relacionada con el pedido o el envío. Un tipo de documento puede estar integrado, asociado o depender de otro. Por lo tanto, debemos ampliar nuestra definición de «documentación».

La documentación que podría estar relacionada con el pedido incluye:

• Etiquetas colgantes de artículos para descripciones y precios.

• Instrucciones del artículo e insertos de información de garantía

• Código de barras a nivel de artículo (ya sea integrado gráficamente o adherido físicamente)

• Etiquetas RFID en artículos

• Hojas de materiales peligrosos del artículo

• Orden de compra X12-EDI850 o Orden de compra de productos comestibles X12-EDI875

• X12-EDI855 Confirmación de orden de compra

• X12-EDI860 Cambio de orden de compra o X12-EDI876 Cambio de orden de compra de productos comestibles

La documentación que podría estar relacionada con el envío incluye:

• Lista de selección

• Lista de paquetes

• guía de carga

• Manifiesto de envío

• Etiqueta de transportista, por ejemplo, para envíos de paquetes pequeños

• Etiqueta de conformidad con la norma UCC-128 para cajas de cartón (con etiqueta RFID opcional)

• Etiqueta de conformidad para palets UCC-128 (con etiqueta RFID opcional)

• Instrucciones de enrutamiento (por ejemplo, X12-EDI754) como resultado de la solicitud de enrutamiento (por ejemplo, X12-EDI753)

• Orden de envío de almacén (por ejemplo, X12-EDI940) y aviso de envío de almacén (por ejemplo, X12-EDI945)

• Aviso de envío anticipado (por ejemplo, X12-EDI856)

• Factura, como la X12-EDI810 o la X12-EDI880 (para productos comestibles)

• Factura comercial para comercio transfronterizo.

A continuación, el Dr. Marien menciona correctamente que la documentación, en particular los Avisos de Envío Anticipados, debe comunicarse oportunamente. La entrega en el momento oportuno es el sexto Derecho del Cliente, y se extiende no solo al producto transportado, sino también a la documentación asociada, ya sea física o, aún más importante, electrónica. La sincronización de las transacciones electrónicas (p. ej., EDI) con las operaciones comerciales es fundamental para garantizar que se envíe, reciba y procese la documentación correcta antes de la llegada de la mercancía física. No es beneficioso (solo agravaría el problema) que la factura se envíe antes del aviso de envío, especialmente si este es erróneo.

Física o digital, relacionada con el artículo, el pedido o el envío, designada para la caja del producto, el cartón de envío o el palé, ya sea interna o externa, la documentación correcta, entregada al cliente en el momento oportuno, nos exige pensar más allá de las paredes del centro de distribución y considerar todo lo que se le comunica para que el producto se transporte correctamente para su uso o venta. La documentación correcta no se limita a las especificaciones físicas, sino también a las transacciones electrónicas.

Con más información sobre el séptimo derecho del cliente, la Documentación Correcta, podemos pasar al octavo derecho del cliente. A continuación: El Costo Correcto .