Consideraciones Clave para la Selección de un WMS

La elección de un WMS va más allá de la mera funcionalidad; abarca la tecnología, la relación con el proveedor y la capacidad de adaptación continua.

1. Agilidad y Flexibilidad Operativa

El mundo actual exige una agilidad sin precedentes. La pandemia demostró que las condiciones pueden cambiar drásticamente, desde fluctuaciones en la demanda y la disponibilidad de mano de obra hasta escasez de suministros. Un WMS debe ser "flexible para satisfacer las necesidades empresariales" y permitir a las empresas "reinventar su negocio, adoptando nuevos modelos de negocio" como el comercio multicanal o el eCommerce puro.

• Adaptación Continua: El sistema debe permitir la modificación a "cada nivel de granularidad", no solo activar o desactivar funciones, para adaptarse a las "necesidades únicas que surgen" y a los cambios en las mejores prácticas.

• Innovación en el Almacén: Como señala Kenny William de Parts Town, quien ha experimentado un crecimiento anual del 20% desde 2004, su WMS "crecería con nosotros" y les permitió "innovar para hacerlo mejor y más rápido".

  
  

2. Capacidad Empresarial y Superación de la Dependencia Laboral

Las grandes empresas enfrentan desafíos como la escasez de trabajadores y el aumento de la variedad de SKUs. Un WMS empresarial debe ser:

• Preparado para la Automatización: Integrar una "amplia gama de automatización moderna" para aumentar la eficiencia del personal, incluso de los menos experimentados.

• Holístico y Visibilidad Completa: Proporcionar "una comprensión detallada de dónde está todo en cada momento y quién lo tocó por última vez". Esto asegura que "los asociados y el equipo automatizado realicen cada paso del proceso correctamente".

• Preparado para la Integración: La transformación digital exige que el WMS tenga "APIs abiertas para integrarse con muchos otros sistemas", incluyendo ERP, CRM, IoT, sistemas de control de almacén y una "amplia gama de equipos y automatización" (AMR, AGVs, AS/RS).

• Modificabilidad y Configuración por el Cliente: Un WMS ideal permite que el equipo de TI interno lo personalice con "SQL u otro enfoque común", evitando la dependencia de consultores externos para cada modificación. Kenny William de Parts Town destaca: "Ninguno de los miembros de mi equipo eran programadores informáticos. Todos éramos gente de operaciones que evolucionamos a este rol... Con comprensión de procesos e inclinación técnica, puedes gestionar y ejecutar tu sistema como superusuario y desarrollador si aprendes SQL y la plataforma Warehouse Advantage."

  
  

3. Funcionalidad Integral y Modular

Un WMS debe ofrecer funcionalidades centrales robustas, junto con la capacidad de expansión mediante módulos adicionales.

• Ejecución WMS Central: Incluye "movimiento de inventario y visibilidad en almacenamiento manual o automatizado" y "escaneo continuo de códigos de barras o RFID", soportando "muchos productos y flujos de proceso diferentes" con "altas tasas de rendimiento".

• Funcionalidad Adicional (Add-ons): Proveer "funciones más allá de lo básico en almacenes específicos", como inspección de calidad, impresión de etiquetas en la nube, envío multi-transportista, entre otros, para mantener contentas a las instalaciones individuales.

• Integración de Mejores Soluciones (Best-of-Breed): La capacidad de integrar el WMS con otras aplicaciones "best-of-breed" (OMS, TMS, planificación, simulación) del mismo proveedor o de socios, es crucial para flujos de datos efectivos.

  
  

4. Visibilidad y Optimización Avanzada

Más allá de la ejecución, un WMS debe permitir la monitorización del rendimiento y la optimización de las operaciones.

• Monitorización del Rendimiento (KPIs): Ofrecer "informes de rendimiento robustos" con KPIs comunes (tiempo de entrega de pedidos, pedidos perfectos, precisión del inventario) y la capacidad de "extensibilidad para permitir la monitorización y la elaboración de informes de la manera en que su empresa lo espera", incluyendo "análisis de estilo pivote para profundizar en los datos".

• Optimización con Analítica Predictiva: Ir más allá de la ejecución con "simulación y analítica predictiva" para modelar el impacto de posibles cambios, promoviendo la "mejora continua" y la agilidad. Julian VanErlach de FabFitFun afirma: "Nuestro software WMS tiene una tecnología sin límites para el tipo de creatividad que podemos expresar para impulsar la eficiencia y la clientela. Hemos logrado una reducción de decenas de millones en costos y mejoras de calidad."

• Integración Externa con Socios Comerciales: Para una mayor agilidad, el WMS debe tener "funcionalidad nativa" para la "integración con proveedores y clientes", asegurando que los datos fluyan no solo dentro de la empresa, sino también a través de los socios comerciales.

  
  

5. Tecnología Preparada para el Futuro

La base tecnológica del WMS es vital para la sostenibilidad a largo plazo.

• Opciones de Alojamiento: Ofrecer flexibilidad de "alojamiento en la nube" y "en las instalaciones" para adaptarse a las necesidades de cada instalación, especialmente en casos de adquisiciones o infraestructuras de telecomunicaciones débiles.

• Funcionalidad Totalmente Móvil: Todas las funcionalidades del WMS deben estar "habilitadas en dispositivos de mano, tabletas o teléfonos móviles" para mejorar la eficiencia del personal en el almacén, en oficinas o trabajando de forma remota.

• Actualizaciones sin Riesgos: Es crucial que las actualizaciones de software "traigan consigo los flujos de trabajo, interfaces de usuario (UI), informes y KPIs específicos del sitio". Kenny William de Parts Town subraya: "Las personalizaciones que hicimos en 2015 todavía nos acompañan hoy y lo estarán incluso después de que hagamos la próxima actualización. Para mí, eso es un gran beneficio. Las actualizaciones no deberían suponer un riesgo para el negocio."

  
  

6. Requisitos del Proveedor y Relación a Largo Plazo

El proveedor de WMS debe ser un socio estratégico.

• Enfoque de Asociación: Buscar un proveedor que "conozca su industria y actúe como un asesor de confianza", con "excelentes referencias de clientes", "servicio al cliente y soporte", y que esté "invirtiendo e innovando" continuamente. Julian VanErlach de FabFitFun buscaba "una asociación impecable, una empresa que nos pusiera a nosotros, el cliente, en primer lugar. Lo encontramos, y además son proactivos en la identificación de áreas potenciales que podríamos haber pasado por alto."

• Soluciones Adaptadas: El proveedor debe "dedicarse a adaptar las soluciones al negocio de cada cliente", en lugar de forzar a las empresas a "conformarse con el software para ser 'de clase mundial'", como experimentó Kenny William de Parts Town.

• Comunidad de Clientes: Una "comunidad de clientes saludable y vibrante" (grupos de usuarios, foros) es un signo de un gran proveedor, facilitando el aprendizaje mutuo y la optimización.

• Confianza en el Equipo del Proveedor: Kenny William aconseja: "Hay personas detrás del software... Asegúrate de confiar y de que te agraden, ya que los conocerás mejor que a tus amigos más cercanos."

  
  

7. Criterios de Implementación y Servicio

La implementación y el soporte continuo son cruciales para el éxito y el TCO.

• Configuración Rápida: Con los cambios rápidos, las empresas "no pueden permitirse el lujo de seleccionar un WMS y esperar un año o incluso un trimestre para implementarlo y usarlo". Los WMS en la nube pueden implementarse "en 48 horas" en algunos casos. Las APIs abiertas aceleran la integración.

• Fácil Adopción: El sistema debe ser "diseñado para que el cliente lo adapte a su negocio", lo que "evita el factor que con mayor frecuencia frustra los proyectos de implementación exitosos: la resistencia al cambio".

• Soporte y Auto-servicio: El proveedor debe ofrecer "soporte al cliente", incluyendo "servicios de consultoría e integración", pero, fundamentalmente, "formación y habilitación para el equipo interno". Nathan Goodrich de FabFitFun resalta: "Tuvimos experiencias excepcionales tanto inicialmente como durante los ciclos de cambio importantes posteriores con soporte remoto y en el sitio de nuestro equipo de proveedores de WMS."

• Optimización y Reoptimización Continua

Un WMS moderno debe permitir la "optimización de los flujos con simulación" y "analítica predictiva", no solo ejecutar los mismos procesos. Debe ser "preparado para el futuro", ya sea para "automatizar más, contratar nuevas personas, servir a nuevos mercados o simplemente saber que algo imprevisto sucederá".

• Bajo Costo Total de Propiedad (TCO): Un WMS con "buen ajuste, autoconfiguración, integración robusta, optimización y un socio de software confiable" se traduce en un "menor costo total de propiedad (TCO) para una empresa".

• Valor Continuo de la Personalización: La capacidad de personalización sin comprometer las actualizaciones es un gran beneficio. Nathan Goodrich de FabFitFun menciona: "La facilidad de personalización en el WMS que seleccionamos nos ha permitido habilitar la clasificación de envíos, la cartonización, la lógica SKU personalizada y la creación de olas de pedidos de una manera que ha permitido a nuestro negocio crear mucho valor. Con toda nuestra personalización, aún podemos seguir adelante con la última versión del software."

Conclusión

La selección de un WMS en la actualidad es una decisión estratégica que impacta directamente la capacidad de una empresa para navegar la incertidumbre y lograr la transformación digital. No se trata solo de la funcionalidad básica, sino de elegir una solución que ofrezca flexibilidad, escalabilidad, capacidades de integración avanzadas, herramientas de optimización y, lo más importante, un socio proveedor confiable que invierta en el éxito a largo plazo del cliente. Un WMS bien elegido es una inversión fundamental para la eficiencia, la agilidad y el éxito continuo en la cadena de suministro.