La elección de los INDICADORES de GESTION LOGISTICA son para obtener las mediciones y fundamentalmente tener la VISIBILIDAD que aseguran la perspectiva que se necesita. Los INDICADORES tienen el valor de mostrar si las Empresas están logrando sus objetivos claves. Estos se aplican en diferentes niveles de la organización para evaluar el logro de sus objetivos de mediano y largo plazo. Adicionalmente se encuentran los indicadores aplicables para medir el RENDIMIENTO GLOBAL DE LA EMPRESA, los que pueden complementarse con los anteriores que miden y monitorean los procesos de diferentes áreas de la organización.
Los indicadores de mayor alcance, aplicados a la LOGISTICA pueden medir el desempeño de la CADENA DE SUMINISTRO (Supply Chain), pero estos por si mismos carecen de utilidad sino se cumple que:
- Se establezcan en función de unos objetivos o metas.
- Queden respaldados por una estrategia empresarial.
- Se definan en un contexto de cultura organizacional.
- Las métricas que se recojan sean el impulsor de una acción, y no solo formar parte de un informe
En la gestión de la CADENA DE SUMINISTRO, los indicadores han de estar definidos de forma que reflejen la realidad del negocio. Un indicador (KPI) es tan valioso como la acción que inspira y, con demasiada frecuencia, las organizaciones los adoptan a ciegas, a falta de una autoevaluación previa que ayude a determinar dónde se encuentra el negocio, hacia dónde se quiere dirigir y cuáles son sus necesidades.
Adicionalmente los KPI son una forma de comunicación por su calidad, objetividad y precisión para:
- El intercambio de datos entre usuarios de negocio.
- La conectividad interdepartamental.
- Fortalecer la relación con proveedores y clientes.
- Exportar las mejores prácticas de unas áreas a otras que lo necesiten
En términos de la formulación de KPI como indicadores claves de rendimiento, se debieran adoptar los siguientes pasos:
1. Determinar los objetivos organizacionales.
2. Definir el modo de alcanzarlos.
3. Designar roles y responsabilidades.
4. Establecer los recursos necesarios para la implementación de la estrategia de medida del desempeñó.
5. Fijar la frecuencia y obligaciones de recogida de métricas y reporting.
En lo que dice relación a la utilidad de un KPI, estos deben cumplir las siguientes características:
1. ESPECIFICO: ha de ser concreto y claro, entendible y posible de determinar
2. MEDIBLE: ha de ser posible cuantificar el progreso hacia la meta fijada, no vale lo abstracto.
3. ALCANZABLE: los KpIs han de ser realistas, de nada sirve medir algo si el gasto en recursos no es justificable o si, caso de detectarse la necesidad de cambio en un área, no sería posible de Implementar debido a limitaciones de algún tipo.
4. RELEVANTE: debe ser Importante para la organización y sus objetivos. Tiene que reflejar su Identidad y necesidades y responder al momento que atraviesa el negocio en el presente.
5. SUJETO A UN PLAZO: tiene que establecerse una fecha límite para la consecución del objetivo sobre el que se toman las métricas.
Pero adicionalmente para que genere el valor esperado, deben producir:
- Iteración.
- Comunicación
- Acción
- Corrección
A continuación, se detallan ciertos KPI relevantes para la CADENA DE SUMINISTROS
1. COSTO DE INVENTARIO: este indicador ayuda a conocer a cuánto ascienden los costes de almacén para un periodo determinado. las métricas de inventario revelan el gasto asociado a cada pieza de inventario, ya sea en concepto de trabajo, riesgo, seguros, almacenamiento o transporte de mercancías. gracias a ellas se pueden controlar los costes y la rotación de inventario:
- Calculando la cantidad de beneficio que se puede lograr en base al inventario actual.
- Optimizando los ciclos de producción de los proveedores.
- Mejorando la coordinación entre abastecimiento, transporte y última milla.
2. ROTACION DE INVENTARIO: mide la frecuencia con la que la empresa es capaz de vender la totalidad del inventario en un periodo de tiempo determinado, generalmente de un año. este Kpi es un importante indicador de la eficiencia de la cadena de suministro, la calidad y la demanda del inventario y la idoneidad de las prácticas de abastecimiento. En términos generales, una tasa de rotación más alta es lo preferible, mientras que un índice de rotación inferior sugiere ineficiencia y dificultad para convertir en stock en ingresos.
3. SEGUIMIENTO DE LOS PEDIDOS: sirve para monitorizar la precisión con que las órdenes se envían a los clientes. lo ideal es planificar la recogida de datos en tiempo real, para permitir a los equipos elaborar una respuesta a tiempo, caso de plantearse situaciones que así́ lo requieran. Algunas de las métricas que ayudan a llevar a cabo esta supervisión son las relacionadas con:
- Departamentos encargados de tramitar los envíos en cada pedido.
- Tiempos de salida y llegada.
- Número de unidades vendidas y unidades vendidas por áreas geográficas
- Porcentaje de pedidos que se envían sin incidencias.
4. RELACION ENTRE INVENTARIO Y VENTAS: determina si la relación entre la proporción de artículos en stock y la cantidad de pedidos es proporcional o si existe una pérdida de alineación. este es uno de los indicadores más importantes para la gestión de la cadena de suministro ya que está estrechamente ligado al índice de rotación de inventario y habla a la estabilidad financiera de su organización. por eso:
- Ayuda a conocer el desempeño de la organización.
- Informa sobre las condiciones económicas prevalecientes.
- Contribuye a mejorar la capacidad de reacción de la organización.
5. UNIDADES POR TRANSACCION: mide el número promedio de unidades adquiridas en cada operación permitiendo establecer líneas de base y comparar esos valores con los valores objetivo. este Kpi proporciona datos importantes sobre:
- Las tendencias de compra de los clientes.
- La eficacia de los equipos de ventas en relación con un determinado producto.
- La evolución del negocio, en comparación con datos históricos y con información sobre los principales competidores.
6. TASA DE DEVOLUCIONES: mide la velocidad a la que los artículos enviados son devueltos y permite clasificarlos en función de las razones que motivaron devolución. Este Kpi hace posible:
- Identificar tendencias.
- Reducir su tasa de devoluciones.
- Aumentar la rentabilidad.
- Resolver cuestiones en su origen.
- Fomentar la innovación.
- Mejorar el servicio al cliente.
7. ESTADO DEL PEDIDO: para tomar un control total sobre el supply chain es preciso conocer a cada momento cuál es el estado de cada pedido y las medidas adoptadas. La dificultad de la recogida de métricas en este caso radica en que estos datos se pueden presentar de muchas maneras diferentes, ya que incorporan información relacionada a las circunstancias específicas de la cadena de suministro.
8. PRECISION DE INVENTARIO: compara los niveles de inventario según lo registrado automáticamente con los niveles de existencias reales a nivel de almacén. Base de datos vs realidad puede revelar importantes debilidades a nivel de sistema, todas ellas con capacidad suficiente como para afectar negativamente el buen curso de las operaciones. Un seguimiento de inventario inexacto puede implicar:
- Mayores costos.
- Elevadas tasas de imprecisión en lo relativo a los pedidos.
- Niveles de satisfacción del cliente bajos.
9. TASA DE PEDIDOS EN ESPERA: mide el número de pedidos que no pueden ser satisfechos en el momento en que se realiza la orden. Si la tasa es alta, los clientes se ven obligados a esperar, lo que afectará negativamente a su satisfacción y retención en el largo plazo. Para evitarla es necesario:
- Aumentar la precisión del inventario.
- Controlar el porcentaje de artículos agotados.
- Conocer las tendencias, como la demanda estacional, que pueden afectar al rendimiento.
10. TASA DE PEDIDOS SIN INCIDENCIAS: revela la cantidad de pedidos que se envían a los clientes sin ningún tipo de incidencias y que son recibidos en perfectas condiciones en cuanto a su calidad, tipo de producto, plazo de entrega y ausencia de daños. La consecución de un alto índice de pedidos exactos y sin incidencias debería ser la meta de toda cadena de suministro, ya que indica la eficiencia organizativa y conduce a un elevado índice de satisfacción del cliente.
Mauricio Sáez Rojas
Director de Proyectos de Consultoría
Sáez & Asociados SPA.
E-Mail: msaez@saezasociados.cl
*Bibliografía: Publicación de EAE Business School